Principio de Pareto
El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, establece que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. En el contexto de la gestión del tiempo, esto significa que identificar las tareas que producen los mayores resultados puede ayudarnos a priorizarlas y dedicarles más tiempo y recursos, mientras que las tareas menos importantes pueden ser delegadas, pospuestas o eliminadas por completo.
Por ejemplo, si tienes una lista de tareas de diez elementos, es probable que dos de ellas generen el 80% de los resultados deseados. Al identificar esas dos tareas y priorizarlas, puedes aumentar tu eficiencia y productividad. Esto te permite enfocarte en lo más importante y obtener los mejores resultados con el menor esfuerzo posible.
Imaginemos que tienes una lista de tareas pendientes y quieres aplicar el principio de Pareto para gestionar tu tiempo de manera efectiva. Aquí hay un ejemplo práctico:
Paso 1: Haz una lista de todas las tareas pendientes: Lo primero que debes hacer es enumerar todas las tareas que tienes pendientes, ya sea en papel o en una aplicación de lista de tareas.
Paso 2: Asigna un valor a cada tarea en función de su importancia y prioridad en una escala del 1 al 10, donde 10 es la tarea más importante y 1 es la menos importante.
Paso 3: Calcula el tiempo dedicado a cada tarea: A continuación, registra el tiempo que has dedicado a cada tarea en un período de tiempo determinado, por ejemplo, una semana.
Paso 4: Analiza los resultados: Calcula el porcentaje del tiempo total dedicado a cada tarea dividiendo el tiempo dedicado a cada tarea entre el tiempo total dedicado a todas las tareas.
Paso 5: Identifica las tareas clave: Identifica las tareas que representan el 20 % del tiempo total dedicado, pero que generan el 80 % de los resultados o impacto en tu trabajo.
Paso 6: Pasa a la acción: Ahora, concéntrate en las tareas clave identificadas en el paso anterior y dedica más tiempo y recursos a estas tareas para maximizar tu eficiencia y productividad.
Aquí te presento un ejemplo en una tabla de Excel que muestra cómo aplicar el principio de Pareto en la gestión del tiempo
En este ejemplo, se tienen siete tareas diferentes, cada una con una duración estimada y un valor asignado del 1 al 10, donde 10 representa la mayor importancia. El tiempo total requerido para completar todas las tareas es de 40 horas semanales.
Se puede ver que la tarea más valiosa en términos de tiempo invertido y valor es la investigación de mercado. Al aplicar el principio de Pareto, se debe enfocar en completar esta tarea primero y dedicar más tiempo a ella si es necesario.
Es importante recordar que la aplicación del principio de Pareto no significa que se deban ignorar por completo las otras tareas. En cambio, se deben priorizar las tareas más importantes y realizarlas de manera efectiva, mientras se mantiene un equilibrio adecuado con otras tareas importantes y necesarias.
