Posición: Asistente Administrativa
Empresa: Jurassic Monster Inc.
Actividad económica: Hotelería

Descripción General:

El departamento de Administración aporta una estructura a todo tipo de organizaciones, desde instituciones financieras, hasta firmas de abogados y hospitales. Es el centro de información, la base de datos y el registro de una empresa; este departamento se encarga de recopilar, conservar y distribuir la información, convirtiéndola en datos medibles, fáciles de encontrar y recuperar. Además, el departamento administrativo controla el presupuesto de la empresa y tiene la última palabra en lo que se refiere a decisiones, elaboración de políticas e implementación de procedimientos. Combina la experiencia de diferentes profesionales de otras especialidades, tales como Recursos Humanos, Contabilidad y Ventas. Todos estos departamentos tienen el mismo objetivo, asegurar el buen funcionamiento de la organización o empresa. Se reporta directamente con los departamentos arriba mencionados.

Labores diarias

Los profesionales en el área de Administración cumplen con las siguientes
responsabilidades:

1.  Brindar asistencia a la gerencia en las tareas rutinarias del departamento.
2. Ayudar en la gestión y fluidez en el área administrativa.
3. Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos, correspondencia, WhatsApp y faxes (entrantes y salientes).
4. Administrar y organizar la agenda del encargado departamental, coordinando las distintas actividades pendientes programadas.
5. Interactuar con clientes y demás departamentos, al igual que asistirlos en sus consultas.
6. Gestionar los archivos y sistemas de información del departamento.
7. Redactar y revisar documentos, como formularios, presentaciones, memorándum, hojas de cálculo de Excel, recibos, contratos, informes, propuestas, bases de datos,
   entre otros.
8. Estar pendiente a detalles que el gerente puede pasar por alto.
9. Dar sugerencias acerca de procedimientos que pueden mejorar. Considera que el trabajo asistente administrativa maneja mucha información e interactúa con varias
   personas, esto le permite ver cosas que pueden cambiar.
10. Detectar necesidades y anticipar soluciones a partir del análisis de los datos disponibles y del área.
11. Recibir los visitantes y guiarlos a su destino.
12. Archivar y organizar documentos físicos y digitales, tales como reportes, formularios, facturas, correos electrónicos, entre otros.
13. Escanear los documentos físicos para crear copias digitales de respaldo.
14. Imprimir documentos digitales para archivar copias impresas y también entregárselas al personal que los pudiera necesitar.
15. Realizar fotocopias de documentos.
16. Efectuar mantenimiento de las bases de datos.
17. Encargarse de los requerimientos internos y externos, remitir llamadas y correos a la persona correspondiente.
18. Proporcionar información a clientes y empleados, responder  preguntar y resolver reclamos de manera profesional, discreta y diplomática.
19. Recopilar y clasificar información, archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, además de introducir información y mantener la base de datos.
20. Redactar, revisar y distribuir comunicados escritos, reportes, presentaciones y hojas de cálculo.
21. Agendar citas y reuniones de trabajo, encargarse de los calendarios cuando sea necesario.
22. Supervisar el buen uso del equipo de oficina y mantener el inventario de suministros al día.
23. Planificar y coordinar eventos corporativos, tales como paseos, celebraciones y eventos benéficos.
24. Hacer compras.

Habilidades

1. Ser capaz de manejar varias responsabilidades al mismo y tiempo, priorizando las mismas.
2. Aprender y adaptarse rápidamente a distintas situaciones, afrontando diferentes solicitudes al mismo tiempo.
3. Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, para poder dar instrucciones e información detallada, así como para proporcionar asistencia a empleados y clientes. Poseer una personalidad agradable para poder cultivar y mantener relaciones laborales positivas y duraderas.
4. Demostrar un excelente servicio al cliente, anticipando las necesidades de los clientes y manejando requerimientos de manera proactiva y eficiente.
5. Ser optimista, enérgico y tener la disposición de hacer las cosas bien, motivando a otros y a sí mismos.
6. Ser detallista y minucioso, asegurando que se cumplan las especificaciones.
7. Ser capaz de recopilar, analizar, organizar y presentar información.
8. Ser ingenioso, atento y flexible; ser capaz de identificar y resolver problemas de manera eficaz.
9. Ser independiente, capaz de trabajar sin supervisión, utilizando su iniciativa y sentido común.
10. Demostrar habilidades administrativas y tecnológicas, tener conocimientos básicos para procesar textos, usar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
11. Ser honesto y discreto al momento de manejar datos confidenciales.

El/la ocupante, deberá poseer un buen nivel educativo y años de experiencia. Una licenciatura en Administración o Contabilidad, diplomados o carreras técnicas en Contabilidad, Administración y Dirección de Empresas, entre otros. Asimismo, cualquier tipo de educación superior será considerada como experiencia y ayudará al candidato al aplicar para posiciones ejecutivas en el futuro.