El diagnóstico de necesidades de capacitación no surge en el vacío, sino que responde a una serie de señales dentro de la organización que indican la necesidad de intervención para corregir, mejorar o fortalecer ciertos aspectos. A continuación, se enumeran algunos de los factores más comunes que generan la necesidad de capacitación:

1. Reestructuración del organigrama: Nuevas divisiones o reconfiguraciones pueden requerir capacitación para que los trabajadores se adapten a sus nuevos roles.
2. Nuevas posiciones: Cuando se crean nuevos roles, es esencial que los trabajadores  adquieran las competencias específicas para estos puestos.
3. Nuevos procesos o tecnologías: La introducción de nuevas herramientas o procesos requiere formación para maximizar la efectividad y adaptación a las innovaciones.

1. Baja productividad o rendimiento insuficiente: El descenso en la productividad es un indicativo de posibles brechas en el conocimiento o habilidades clave.
2. Incumplimiento de los objetivos: No alcanzar las metas estratégicas o KPIs puede señalar que los trabajadores no están suficientemente capacitados.
3. Errores y omisiones frecuentes: Un aumento de errores puede indicar una falta de comprensión de los procedimientos.

1. Desconocimiento de políticas, normas y procedimientos: La falta de alineación con las políticas internas puede llevar a problemas operativos.
2. Deficiencias en el servicio al cliente: Las interacciones deficientes con clientes internos o externos requieren una formación adicional en habilidades blandas y técnicas.

1. Baja calidad en productos o servicios: Cuando la calidad cae por debajo de los estándares, es esencial capacitar en técnicas y procesos que mejoren el rendimiento.
2. Mermas, faltantes y sobrantes: Los problemas con inventarios y gestión de recursos pueden abordarse con capacitaciones más precisas.

1. Altos costos de operación: Incrementos en costos no planificados a menudo son indicativos de falta de conocimientos en gestión eficiente.
2. Incremento en gastos no justificados: Gastos excesivos y no controlados pueden resolverse con formación en gestión financiera.

1. Ausentismo elevado: El ausentismo puede ser una señal de insatisfacción o falta de compromiso, abordable con programas de capacitación que involucren a los trabajadores.
2. Aumento en quejas y reclamos: Un volumen alto de quejas de clientes puede ser síntoma de carencias en habilidades clave.

1. Retrasos en las entregas: Problemas en la gestión del tiempo y planificación se pueden corregir con formación específica.
2. Disminución de las ventas: Una caída en los ingresos o resultados comerciales puede indicar la necesidad de capacitación en áreas de ventas o atención al cliente.
3. Incremento en presupuestos sin un plan claro: El crecimiento de presupuestos no respaldado con capacitación adecuada puede generar expectativas no cumplidas en las áreas comerciales.